Leden importeren

Tegen eind augustus in Stamhoofd

Deze functie is beschikbaar in de loop van augustus. Voorlopig kan je deze nog niet gebruiken.

Je kan leden importeren door een Excel file te uploaden of door de leden één voor één zelf in te typen.

Opties

Betaald of niet?

Sommige leden die je zal importeren hebben misschien hun lidgeld al betaald. Dat kan je aanduiden bij het importeren of in je Excel als een aparte kolom toevoegen.

Meteen inschrijven of niet?

Als je leden van vorig jaar importeert, importeer je de leden best zonder ze meteen in te schrijven. Op die manier moeten de leden zelf nog inschrijven. Het is dan noodzakelijk dat ze de link in de e-mail volgen en via die link een account aanmaken. Zodra ze dat hebben gedaan kunnen ze de rest van de gegevens aanvullen en de inschrijving afronden door te betalen.

Als je in de loop van het jaar Stamhoofd in gebruik neemt, dan heb je waarschijnlijk al een groot aantal leden dat gewoon al ingeschreven is. In dat geval importeer je de leden gewoon als ingeschreven leden.

Wachtlijst of niet?

Je kan kiezen om de leden op je wachtlijst te zetten in plaats van ze meteen in te schrijven.

Wat met betalingen?

Als leden nog niet betaald hebben kan je ervoor kiezen om ze via Stamhoofd te laten betalen (zie Accounts Koppelen). Of je kan de betaling los van Stamhoofd houden (bv. omdat je dat al had gecommuniceerd) en het manueel in Stamhoofd aanduiden als 'betaald'.

Beide opties werken automatisch. Als een lid namelijk een account gaat koppelen, zal hij automatisch de vraag krijgen om te betalen via de door jou ingestelde betaalmethodes (tenzij jij eerder al had aangeduid dat het betaald was).

Je zal in beide gevallen de betaalstatus kunnen opvolgen via de Stamhoofd applicatie.

Accounts koppelen

Al de leden die je hebt geïmporteerd hebben natuurlijk nog geen toegang tot hun gegevens. Soms heb je bijvoorbeeld niet alle gegevens en wil je gebruik maken van de functionaliteit van Stamhoofd om bijvoorbeeld de medische fiche aan te vullen. Om ze toegang te geven tot een account moet je ze een uitnodiging versturen. In die uitnodiging staat een link, als ze daarop klikken kunnen ze ofwel een account aanmaken, ofwel inloggen als ze reeds een account hebben.

Eénmaal ouders een account gekoppeld hebben, kunnen ze hun inschrijving ook heel gemakkelijk jaarlijks verlengen zonder alle gegevens opnieuw te hoeven invullen.

Omdat Stamhoofd met end-to-end encryptie werkt en omdat we de gegevens van leden zo veilig mogelijk proberen te houden zullen de ouders zelf alle gegevens opnieuw moeten invullen als je ze importeert. Op die manier zijn ook de gegevens nagekeken en ben je zeker dat ze geen fouten bevatten.